Contoh Prosedur Pembelian sesuai ISO 9001 – 2008

1.      TUJUAN

Mengatur proses pembelian barang dan jasa berjalan efektif dan dipastikan mendapatkan barang dan jasa sesuai persyaratan pengguna

2.      RUANG LINGKUP

Prosedur ini menjelaskan tata cara pembelian barang dan jasa yang digunakan dalam kegiatan proses produksi mulai dari permintaan hingga barang dan jasa diterima.

3.      REFERENSI

Manual Mutu

Standar ISO 9001 : 2008 Klausul 7.4

4.      DEFINISI

Rekanan terseleksi adalah daftar rekanan yang telah dievaluasi dan memenuhi kriteria perusahaan sebagai suplier.

Stok aman adalah stok minimal yang harus dimiliki yang tersimpan di Gudang.

5.      PENANGGUNGJAWAB

Kepala Bagian Pembelian bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan pembelian bahan baku maupun pendukung diseluruh perusahaan.

6.      URAIAN PROSEDUR

6.1.            Proses Pembelian

6.1.1.      Bagian Pembelian menerima Permintaan Pembelian Barang dan Jasa dari User.

6.1.2.      Bagian Pembelian memeriksa daftar rekanan terseleksi yang dapat memenuhi barang sesuai dengan permintaan pada Form Permintaan Pembelian.

6.1.2.1. Apabila daftar terseleksi untuk suplier barang sesuai dengan permintaan pembelian belum ada, maka bagian pembelian melakukan seleksi rekanan sesuai dengan Prosedur Seleksi Rekanan (FM-PUR-02)

6.1.2.2. Apabila daftar terseleksi untuk suplier barang dan jasa sesuai dengan permintaan pembelian sudah ada, maka proses selanjutnya ke point 6.1.3

6.1.3.      Bagian Pembelian membuat Permintaan Penawaran Barang dan Jasa sesuai dengan Permintaan Pembelian, kemudian mengirimkan ke Suplier terseleksi melalui fax / email / datang langsung.

6.1.4.      Bagian Pembelian mamastikan bahwa Permintaan Penawaran Barang dan Jasa telah diterima oleh rekanan, dan mengkonfirmasi batas waktu pemasukan penawaran.

6.1.5.      Bagian Pembelian menerima penawaran dari para suplier dan melakukan evaluasi terhadap penawaran selanjutnya dilakukan negosiasi mengenai harga, kualitas, dan waktu pengiriman, pembayaran terhadap suplier yang dianggap mampu.

6.1.6.      Bagian Pembelian membuat Order Pembelian (PO) (FM-PUR-01) sesuai dengan hasil negosiasi selanjutnya diserahkan pada Direktur untuk persetujuan.

6.1.7.      Setelah mendapat persetujuan dari Direktur, Bagian Pembelian menyerahkan PO kepada suplier.

6.2.            Penerimaan Barang.

6.2.1.      Sesuai dengan PO, Bagian Pembelian memonitor kedatangan Barang dan Jasa dari suplier.

6.2.2.      Penanganan terhadap penerimaan Barang dan Jasa dari suplier diatur pada Prosedur masing-masing User/Bagian.

6.2.3.      Setelah menerima barang, Bagian Gudang membuat Laporan Penerimaan Barang (FM-GDG-04)  dan menyerahkan ke Bagian Pembelian.

6.2.4.      Bagian Pembelian verifikasi antara Laporan Penerimaan Barang dan Jasa dengan PO.

6.2.4.1. Apabila sesuai, maka Laporan Penerimaan Barang dan Jasa ditandatangani dan diserahkan pada Direktur untuk disetujui, selanjutnya ke point 6.2.5

6.2.4.2. Apabila tidak sesuai maka Bagian Pembelian melakukan konfirmasi kepada suplier untuk pengembalian / penukaran barang.

6.2.5.      Bagian Pembelian menyerahkan Laporan Penerimaan Barang dan Jasa yang sudah ditandatangani oleh Direktur, PO, Surat Jalan kepada Bagian Keuangan untuk proses pembayaran.

6.2.6.      Proses pembayaran dilakukan sesuai dengan Prosedur Penagihan dan Pembayaran kepada suplier (PM-KEU-01)

7.      DOKUMEN TERKAIT

7.1.            Format, FM-PUR-01, Order Pembelian

7.2.            Format, FM-PUR-03, Daftar Pemasok yang Disetujui

7.3.            Format, DO-PUR-01, Kriteria Penilaian.

7.4.            Format, FM-GDG-03, Permintaan Pembelian

7.5.            Format, FM-GDG-04, Bukti Penerimaan Barang

7.6.            Format, FM-GDG-05, Kartu Stok Barang.

7.7.            Dokumen Kontrak Pembelian Barang dan Jasa.