Contoh Pengendalian Dokumen - Sesuai ISO 9001 - 2008

1.       TUJUAN

1.1     Untuk memastikan bahwa dokumen yang dibutuhkan tersedia bagi personil yang memerlukan.

1.2     Untuk mengatur penyusunan, distribusi dan cara memelihara dokumen.

1.3     Untuk mengatur penarikan dan pemusnahan dokumen yang berhubungan dengan sistem mutu.

2.       RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup pengendalian terhadap seluruh dokumen, termasuk dokumen eksternal; yaitu persyaratan perundangan, persyaratan pelanggan spesifikasi yang mempengaruhi mutu produk yang dihasilkan perusahaan dan dipersyaratkan oleh Sistem Mutu. Jenis dokumen dapat dalam bentuk tercetak (hardcopy) maupun tidak tercetak (media elektronik/magnetik/software).

3.       REFERENSI

3.1     Manual Mutu Perusahaan  

3.2     ISO 9001 : 2008 klausul 4.2.3

4.       DEFINISI

·               Dokumen Mutu

Meliputi Manual Mutu (MM), Prosedur Mutu (PM), Instruksi Kerja (IK), Formulir (FM), Rencana Mutu (RM), Flow Chart (FC), Tugas dan Tanggung jawab (TJ), Dokumen (DO) dan Standar Operational (SO).

 ·               Dokumen Terkendali

Dokumen dan data yang didistribusikan kepada personil yang sudah ditentukan, dan apabila terjadi perubahan/revisi terhadap dokumen dan data tersebut, maka Sekretariat ISO berkewajiban untuk memberikan revisi yang terbaru dan memastikan dokumen dan data  yang lama telah ditarik.

 ·               Dokumen tidak Terkendali

Dokumen dan data yang didistribusikan kepada personil yang tidak/belum ditentukan, dan apabila terjadi perubahan/revisi pada dokumen dan data tersebut, maka Sekretariat ISO tidak berkewajiban untuk memberikan revisi yang terbaru dan juga untuk menarik dokumen dan data yang lama.

 ·               SEKRETARIAT ISO

Sekretariat ISO yang dibentuk berdasarkan SK Direksi sebagai Document Control Center (DCC) atau Pusat pengendalian dokumen dengan tujuan mengkoordinasikan segala kegiatan yang berhubungan dengan administrative Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Perusahaan

 ·               Manager

Kepala Departemen

 ·               MR

Management Representative (Wakil managemen)

 ·               Tanggal Disetujui

Sama dengan tanggal berlakunya dokumen yang bersangkutan

 ·               Unit Kerja (UK)

Merupakan Departemen Bagian dan sub bagian yang berada di perusahaan sesuai dengan struktur organisasi perusahaan

5.       PENANGGUNG JAWAB.

5.1     Sekretariat  ISO bertanggung jawab untuk mengendalikan dokumen serta menyimpan Daftar Induk dan Distribusi Dokumen.

5.2     MR (Management Representative) bertanggung jawab untuk melaksanakan pengendalian dokumen di seluruh fungsi/bagian Perusahaan.

5.3     Setiap Manager bertanggung jawab untuk melaksanakan pengendalian dokumen dan memastikan bahwa dokumen acuan kerja yang digunakan oleh operator tersedia di lapangan sesuai revisi terakhir.

6.       RINCIAN PROSEDUR

6.1     Penerbitan Dokumen

¨       Sebelum sebuah dokumen sistem mutu diterbitkan di Perusahaan, terlebih dahulu ditetapkan sistem pendokumentasian baku yang harus dimiliki pada setiap dokumen.

¨       Sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan, maka akan menerbitkan sebuah dokumen sistem mutu yang berlaku di Perusahaan. guna menyetujui kecukupannya maka harus memenuhi persyaratan untuk penerbitannya.

¨       Adapun dokumen yang berlaku harus memenuhi persyaratan pengesahan sebagai berikut :

Dokumen	Dibuat oleh :	Diperiksa Oleh :	Disetujui oleh :
Manual Mutu	Sekretariat ISO	Management Representative	Direktur
Prosedur Mutu (Wajib)	Sekretariat ISO	Management Representative	Direktur
Prosedur Mutu (Departemen)	Manager Dept.	Management Representative	Direktur
Intruksi Kerja	KABAG	Management Representative	Manajer

 ·         Penerbitan formulir mengikuti Prosedur Kerja atau Instruksi Kerja  yang terlampir atau yang mengatur penggunaannya.

·         Penulisan dokumen tidak harus menggunakan bentuk format tertentu, selama Wakil Manajemen menyetujuinya.

6.2     Sistem Identifikasi Dokumen

 ·         Lihat lampiran Sistem Identifikasi Dokumen

6.3     Dokumen terkendali dan Dokumen tidak terkendali :

·         Salinan dokumen yang ikut berubah bila ada revisi / perubahan disebut sebagai dokumen terkontrol atau terkendali dan ditandai dengan Dokumen terkendali yang lebih ditujukan untuk penggunaan di dalam perusahaan.

 ·         Salinan dokumen yang tidak ikut berubah apabila ada revisi / perubahan disebut dokumen tidak terkendali, ditandai dengan Dokumen tidak terkendali yang lebih ditujukan untuk pihak – pihak di luar perusahaan dan tidak harus ditarik bila terjadi perubahan dokumen.

 ·         Dokumen asli, walaupun merupakan dokumen terkontrol, tidak perlu diberi tanda Dokumen terkendali dan disimpan oleh penanggung jawab pengendalian dokumen.

 ·         Perbanyakan dokumen hanya boleh dilakukan dari dokumen asli yang boleh dilakukan atas persetujuan penanggungjawab pengendalian dokumen.

6.4     Pengendalian Distribusi

·         Sekretariat ISO sebagai Pusat Pengendalian Dokumen menyusun Daftar Induk dan Distribusi Dokumen yang berisi; nomor, judul, tanggal penerbitan, revisi dan kode pemegang dari setiap dokumen yang bersangkutan.

 ·         Daftar Induk dan Distribusi Dokumen disimpan dan dipantau revisinya oleh Pusat Pengendalian Dokumen.

 ·         Dokumen terkendali didistribusikan oleh Pusat Pengendalian Dokumen sesuai dengan Daftar Induk dan Distribusi Dokumen yang sudah ditetapkan.

 ·         Sebagai bukti penerimaan, penerima dokumen dapat memberikan paraf atau tanda tangan pada Daftar Induk dan Distribusi Dokumen.

6.5     Revisi dan Penarikan Dokumen

 ·         Revisi dokumen harus disetujui oleh personil yang sebelumnya pembuat atau penerbit dokumen. Dokumen yang akan dirubah diusulkan dengan menggunakan formulir Usulan Perubahan Dokumen.

 ·         Bagian dokumen yang direvisi diberi tanda dengan segitiga di tepi sebelah kiri. Nomor / tanggal revisi dicatat dalam Daftar Induk Dokumen.

 ·         Dokumen yang direvisi dicatat,  judul dokumen, alasan perubahannya, Bab dan halaman pada Daftar Catatan Perubahan Dokumen.

  ·         Pemakai dokumen harus memastikan bahwa dokumen yang digunakannya merupakan revisi yang berlaku / terakhir dan isinya sesuai dengan kebutuhan.

 ·         Dokumen terkendali yang sudah direvisi dimusnahkan atau distempel KADALUARSA, jika masih ingin disimpan.

 ·         Untuk mempermudah dan mampu telusur isi dokumen, maka dokumen asli yang sudah tidak digunakan dengan stempel KADALUARSA dikendalikan dengan cara ;

 ·         Disimpan dan dikelompokan kedalam dokumen yang sudah tidak digunakan.

 ·         Membuat daftar dokumen yang sudah tidak digunakan didalam catatan Perubahan Dokumen.

 ·         Dijaga agar dokumen yang kadaluarsa terhindar dari kehilangan dan kerusakan.

 ·         Setiap Manager harus selalu memastikan bahwa dokumen yang kadaluarsa tidak digunakan sebagai acuan kerja.

 ·         Nomor revisi dokumen dimulai dari 0 pada saat pertama diterbitkan hingga 9, jika setelah itu terjadi revisi maka nomor revisinya kembali ke 0 dan tanggal revisinya menjadi acuan identifikasi revisi.

6.6     Pengendalian Data dalam Media Magnetik atau Electronik

 ·         Data yang berupa software atau dalam media elektronik, termasuk yang ada di dalam komputer atau hardisk, sedapat mungkin dibuatkan hardcopy atau cetakannya atau paling tidak dibuatkan back up dalam bentuk disket yang diidentifikasi dan disimpan oleh masing–masing penanggung  jawabnya.

 ·         Akses ke dalam data di komputer tidak selalu dibatasi untuk personil tertentu, kecuali akses ke dalam disket back up. Disket back up dibuatkan daftarnya yang dicatat dalam Daftar Disket Back up.

6.7     Pengendalian Dokumen Eksternal

 ·         Dokumen Eksternal seperti standar, spesifikasi bahan dan gambar didaftar oleh PusatPengendalian Dokumen dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal dan dipastikan dokumen tersebut adalah terbitan terakhir atau yang masih berlaku.

 ·         Cara pemastian ini harus dengan bukti tertulis dan bukti tersebut disimpan sebagai rekaman.

7.   DOKUMEN TERKAIT

7.1     Manual  Mutu

8.   LAMPIRAN

 8.1     FM-PDK-01         : Daftar Induk Dokumen Internal

8.2     FM-PDK-02         : Daftar Induk Dokumen Eksternal

8.3     FM-PDK-03         : Daftar Penerimaan Dokumen

8.4     FM-PDK-04         : Bukti  Penarikan  Dokumen

8.5     FM-PDK-05         : Usulan Perubahan Dokumen

8.6     FM-PDK-06         : Daftar Status revisi dan persetujuan

8.7     FM PDK-07         : Daftar Distribusi Dokumen terkendali

8.8     DO-PDK-01         : Dokumen Sistem Identifikasi Dokumen

8.9     DO-PDK-02         : Daftar Singkatan Departemen/Unit kerja

8.10   Contoh Cap Pengendalian Dokumen

....Yang lain tentang ISO 9001 - 2008....


.